Platforms voor e-nieuwsbrieven

Welk programma kan ik gebruiken voor het verzenden van e-mail nieuwsbrieven?

E-mailnieuwsbrieven zijn een snel en handig middel om klanten en relaties op de hoogte te brengen van nieuws over producten en diensten of ontwikkelingen binnen je bedrijf of organisatie. Voor het versturen van digitale nieuwsbrieven – ook wel bulkmail genoemd – kun je gebruikmaken van diverse online diensten. Sommige gratis, sommige betaald, sommige meer geschikt voor kleinere bedrijven of organisaties, andere juist voor grote gebruikers. Hieronder bespreken we enkele diensten waarmee wij veel ervaring hebben.

Enkele dingen vooraf

Sommige bedrijven gebruiken hun eigen mailserver om e-nieuwsbrieven te versturen. Dat is gevaarlijk. Wanneer internetproviders merken dat er een groot aantal e-mails tegelijkertijd wordt verstuurd, kunnen ze dat als spam zien en ingrijpen door de verzending te blokkeren. Ontvangende mailservers kunnen dat ook detecteren, en de verzendende mailserver op een blacklist als Spamcop zetten. In dat geval wordt al je mail naar de servers die zo’n blacklist gebruiken geweerd. Bij ‘shared hosting’ – waarbij je internetdomein samen met die van andere bedrijven op een en dezelfde server staat – is er een bijkomend probleem. Ook de andere bedrijven op de server kunnen dan niet meer mailen.

Wanneer je een adresbestand wilt importeren in de database van een bulkmailprovider, bestaat er altijd de mogelijkheid dat deze bij wijze van steekproef wil weten hoe je aan de adressen bent gekomen. Wij hebben dat verschillende keren meegemaakt. Een bulkmailprovider wil namelijk dat alles keurig volgens de regels verloopt. Zorg er dus voor dat je adresbestand voldoet aan de regels van de AVG.

Tot slot. Sommige bulkmail-bedrijven bieden hun diensten gratis aan of kennen een laag instaptarief. Bedenk vervolgens wel dat de prijzen van vrijwel alle aanbieders oplopen naar gelang het aantal e-mailadressen dat je gebruikt of het aantal nieuwsbrieven dat je wilt verzenden.

Wie mag ik mailen?

Voor het verzenden van een nieuwsbrief heb je drie dingen nodig. Een tekst, afbeeldingen en een adressenbestand. De regels van de AVG komen er in het kort op neer dat je bestaande relaties normaal mag mailen – tenzij iemand zich heeft afgemeld – zolang je mail globaal betrekking heeft op het product of de dienst die de klant van je heeft afgenomen. Alle andere geadresseerden moeten nadrukkelijk toestemming hebben gegeven voor het ontvangen van mails. In principe voldoen alle bonafide aanbieders van bulkmail aan de regels van de AVG, ook de buitenlandse.

De bulkmailproviders

Mailchimp – met het aapje in het logo – is een van de bekendste aanbieders van e-maildiensten, waarschijnlijk vooral omdat het een gratis basisaccount aanbiedt. De software bevat een redelijk heldere interface voor het beheren van de adressenbestanden en het maken van de nieuwsbrieven. Hiervoor is ook een aantal kant-en-klare voorbeeldbestanden of templates beschikbaar. Soms moet je wat zoeken naar de diverse opties. Betaalde accounts beginnen rond de 12 euro per maand. De interface van Mailchimp bevat natuurlijk ook uitgebreide mogelijkheden om de resultaten van mailings te interpreteren. Je kunt tot in detail zien wie wanneer en waarop heeft geklikt. Alles wordt keurig weergegeven in tabellen en grafieken.

Constant Contact is wellicht iets minder bekend dan Mailchimp, maar zeker buiten Nederland een veelgebruikt programma voor het verzenden van bulkmail. Constant Contact biedt geen gratis accounts aan, maar wel een gratis proefperiode. Het beheren van adressen is in Constant Contact vrij eenvoudig. Persoonlijk vinden we de interface voor het maken van nieuwsbrieven iets lastiger dan bij andere aanbieders. Maar natuurlijk zijn ook hier tientallen templates beschikbaar om de opmaak van een nieuwsbrief tot een goed einde te brengen en kun je ook je eigen ontwerp in html importeren. Het programma werkt snel en biedt vele opties voor het analyseren van de resultaten.

Madmimi valt op door de vriendelijke en uitnodigende interface en de uitstekende gebruiksvriendelijkheid. Ook wie minder ervaring heeft met het verzenden van bulkmail, kan met Madmimi uitstekend uit de voeten. De Nederlandstalige interface biedt eigenlijk twee hoofdopties. Een voor het beheren van de verzendbestanden en een voor het maken van de nieuwsbrieven. Voor het maken van nieuwsbrieven zijn ook hier diverse templates voorhanden, ook één waarbij de gebruiker eigen in html opgemaakte pagina’s kan importeren. De mogelijkheden voor het bewerken van afbeeldingen zijn in Madmimi iets beperkter dan in bijvoorbeeld Mailchimp, maar op elke computer zitten hiervoor een of meer standaardprogramma’s. Madmimi biedt uitgebreide statistieken en – net als andere aanbieders – mogelijkheden voor integratie van nieuwsbrieven met sociale media als Facebook en Twitter. Madmimi biedt alleen betaalde accounts, maar hiervoor krijg je wel een uitstekende support. Supportvragen worden meestal binnen enkele minuten beantwoord.

Hubspot onderscheidt zich van de hierboven genoemde mailaanbieders omdat het eigenlijk een programma is waarmee diverse digitale marketingtaken kunnen worden geautomatiseerd. Het is daarom vooral aan te bevelen voor grotere bedrijven met diverse medewerkers op de marketingafdeling die allen gebruikmaken van dezelfde online tool. De prijs is er dan ook naar. Voor circa 41 euro per maand kun je maximaal 1000 contacten beheren, voor 2000 contacten zijn de kosten zo’n 740 euro per maand en bij 10.000 contacten of meer betaal je 3300 euro per maand. Maar om eens een cliché te gebruiken, “dan heb je ook wat”. Naast een zeer uitgebreide module voor e-mail, zijn er opties om content op sociale media te plaatsen, landingpages te maken, formulieren te maken en digitale advertenties te beheren. Daarnaast biedt Hubspot opties die je normaal in crm-programma’s vindt en bedoeld zijn om contacten met (potentiële) klanten te beheren, inclusief integraties met diverse externe programma’s. Je kunt desgewenst zelfs een helpdesksysteem opzetten. Klinkt omvangrijk en ingewikkeld, en dat is het ook. Het programma kent een lange leercurve en je hebt er absoluut externe hulp bij nodig. Maar voor grotere bedrijven die nu nog gebruik maken van diverse aparte marketingapplicaties, kan het een goede oplossing zijn. Dan komen ook de kosten in een geheel ander perspectief te staan.

Advies

Welk programma zouden wij adviseren? Voor kleinere bedrijven of organisaties die een eenvoudige oplossing zoeken voor het verzenden van digitale nieuwsbrieven zijn Madmimi en Mailchimp zeker aan te raden. Madmimi biedt weliswaar geen gratis accounts, maar is zeer gebruikersvriendelijk en biedt uitstekende support. Mailchimp is misschien meer weggelegd voor ervarener computergebruikers, omdat je meer op jezelf bent aangewezen. Constant Contact biedt ongeveer hetzelfde als de twee eerder vermelde systemen, heeft een iets complexere interface, maar biedt uitgebreidere analysemogelijkheden en werkt razendsnel. Hubspot is alleen aan te raden voor grotere bedrijven die diverse marketingprocessen in hun bedrijf willen automatiseren en bereid zijn hier flink in te investeren.

Wilt u digitale nieuwsbrieven versturen en advies over het gebruik van de diverse online programma’s, neem dan contact met ons op. Heeft u zelf geen tijd of andere prioriteiten, dan kunt u het verzenden van e-mailnieuwsbrieven natuurlijk ook uitbesteden. Wij schrijven teksten, verzorgen foto’s en kunnen voor u alle technische rompslop uit handen nemen.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op!