Vermijd persoonlijke mailadressen

Binnen bedrijven en organisaties hebben medewerkers vaak een e-mailadres dat aan hun naam is gekoppeld. Dat is makkelijk en overzichtelijk. Maar of dat voor de werkgever of het bestuur van een organisatie nu altijd verstandig is…

Want een naam maakt dat het e-mailaccount volgens de AGV een persoonsgegeven is. Dat betekent dat de werkgever (of het bestuur van een organisatie) zonder toestemming van de betreffende medewerker geen inzage mag hebben in zijn of haar e-mailverkeer. Dat probleem kan urgent worden als de betrokken medewerker is vertrokken en de verhoudingen zodanig zijn, dat er geen toestemming voor inzage wordt gegeven. Toch op eigen houtje in de e-mail duiken kan gevaarlijk zijn, want de ex-medewerker kan naar de Autoriteit Persoonsgegevens stappen. Kan de werkgever of een bestuur dan helemaal niets? Ja, maar alleen na tussenkomst van de rechter, waarbij aannemelijk moet worden gemaakt dat het betwiste e-mailaccount berichten bevat die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering – en dat er alleen naar bedrijfsmatige berichten zal worden gekeken en niet naar privé-correspondentie.

 

De oplossing is om e-mailaccounts alleen te koppelen aan een functie of een afdeling. Dus in plaats van jan.jansen@ gebruik maken van offertes@ of administratie@. En stel voor de veiligheid een e-mailprotocol op, waarin duidelijk wordt gesteld wat er allemaal wel en niet mag in het e-mailverkeer, en dat de werkgever of het bestuur altijd inzage mag hebben in welk e-mailaccount dan ook. Zelfs inzage in de gepersonaliseerde mailaccounts, want dan sta je bij de rechter sterker in je schoenen – op voorwaarde dat de betreffende medewerker akkoord is gegaan met het protocol.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op!